Fot. UNEP Vienna - Sekretariat Konwencji Karpackiej
Najwyższym i jednocześnie głównym organem decyzyjnym Konwencji Karpackiej, ustanowionym na podstawie jej art. 14, jest Konferencja Stron (Conference of the Parties, COP). W Konferencji Stron reprezentowane są wszystkie Strony Konwencji. Do zadań i uprawnień Konferencji Stron należy np. przyjmowanie protokołów tematycznych do Konwencji, programów pracy i budżetu na kolejne lata wdrażania Konwencji, powoływanie organów pomocniczych Konwencji oraz nadzór nad wdrażaniem Konwencji. Decyzje Konferencji Stron podejmowane są jednomyślnie, a zatem nie w wyniku formalnego głosowania lecz na zasadzie konsensusu, gdzie porozumienie osiąga się drogą negocjacji.
Kolejne spotkania Konferencji Stron oznaczane są cyframi arabskimi, dlatego np. skrót COP4 należy odczytać jako czwarte spotkanie Konferencji Stron. Zwyczajne spotkania Konferencji Stron zwoływane są co 3 lata, w państwie obejmującym prezydencję Konwencji. COP służy jednocześnie jako spotkanie Stron poszczególnych Protokołów tematycznych Konwencji (Meeting of the Parties, MOP).
Regulamin COP (Rules of Procedure for the Conference of the Parties) przyjęty przez COP1 (stanowiący załącznik nr 1 do Decyzji COP1) stosuje się mutatis mutandis do wszystkich organów Konwencji. Każde państwo oraz krajowa, międzyrządowa lub pozarządowa organizacja, której działalność ma związek z Konwencją (oraz która jest wpisana na listę zgłaszaną przez Sekretariat do Biura Konferencji Stron) może uczestniczyć jako obserwator w zwyczajnych i nadzwyczajnych spotkaniach Konferencji Stron (Zasada 35 Regulaminu COP).
Informacje o wynikach kolejnych spotkań Konferencji Stron Konwencji Karpackiej (COP) dostępne w języku polskim w artykule Geneza i rozwój Konwencji
Dokumenty związane z kolejnymi spotkaniami Konferencji Stron (COP) dostępne w języku angielskim na stronie Konwencji
Pomiędzy spotkaniami COP kluczową rolę we wdrażaniu Konwencji pełni Komitet Wdrażający Konwencji Karpackiej (Carpathian Convention Implementation Committee, CCIC) - organ pomocniczy powołany przez COP1 na podstawie art. 14 ust. 2 lit. e, oraz art. 16 Konwencji, zgodnie z Zasadą 21 Regulaminu COP. W skład Komitetu Wdrażającego wchodzą przedstawiciele wszystkich Stron Konwencji, a jego posiedzenia, zwoływane nie rzadziej niż raz do roku, są otwarte dla obserwatorów. Do zadań Komitetu Wdrażającego należy przygotowanie decyzji Konferencji Stron, monitorowanie postępów Stron we wdrażaniu postanowień Konwencji i jej Protokołów, zalecanie służących temu działań, w tym rekomendowanie przyjęcia dodatkowych Protokołów i strategii, a także przygotowanie kolejnych spotkań Konferencji Stron.
Dokumenty związane z kolejnymi posiedzeniami Komitetu Wdrażającego Konwencji Karpackiej dostępne w języku angielskim na stronie Konwencji
W każdej ze Stron Konwencji działa Krajowy Punkt Kontaktowy (National Focal Point) Konwencji Karpackiej (w Polsce utworzono go w ramach Ministerstwa Środowiska) zapewniający komunikację z pozostałymi Stronami oraz koordynację działań na rzecz wdrażania postanowień Konwencji na szczeblu krajowym. Wyłącznie w Polsce funkcjonuje ponadto Krajowy Komitet Sterujący Konwencji Karpackiej (KKSKK). W skład KKSKK wchodzą m.in. przedstawiciele ministerstw, których zakresu odpowiedzialności dotyczy Konwencja, właściwych terytorialnie Urzędów Marszałkowskich i Wojewódzkich, Generalnej i Regionalnych Dyrekcji Ochrony Środowiska, Generalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, karpackich parków narodowych, czterech Euroregionów (Euroregion Karpacki, Euroregion Tatry, Euroregion Beskidy, Euroregion Śląsk Cieszyński), Polskiej Organizacji Turystycznej oraz działających w polskiej części Karpat organizacji pozarządowych (w tym Centrum UNEP/GRID-Warszawa).
Organami pomocniczymi o charakterze eksperckim są Grupy Robocze Konwencji Karpackiej (Carpathian Convention Working Groups), składające się z Krajowych Punktów Kontaktowych oraz/lub ekspertów przez nie nominowanych. Obecnie na rzecz wdrażania Konwencji Karpackiej działa osiem tematycznych Grup Roboczych:
Informacje o zakresie kompetencji (Terms of Reference), zadaniach oraz działalności Grup Roboczych Konwencji Karpackiej dostępne w języku angielskim na stronie Konwencji
Materiały dot. posiedzeń Grup Roboczych Konwencji Karpackiej dostępne w języku angielskim na stronie Konwencji
Począwszy od 2004 r. Konwencję Karpacką obsługuje Sekretariat, utworzony na podstawie art. 15 Konwencji, działający w biurze Programu Narodów Zjednoczonych ds. Środowiska (United Nations Environment Programme, UNEP) w Wiedniu (UNEP Vienna – SCC, Secretariat of the Carpathian Convention). Sekretariat Konwencji Karpackiej współpracuje z Centrum UNEP/GRID-Warszawa i jest wspierany przez Akademię Europejską (EURAC) z Bolzano/Bozen. Sekretariat zapewnia komunikację pomiędzy wszystkimi Stronami, wspiera działalność różnych organów Konwencji, odpowiada za koordynację wdrażania Programu Pracy Konwencji (Programme of Work of the Convention), wspiera przygotowanie i realizację wspólnych projektów oraz przygotowuje materiały na spotkania Konferencji Stron i jej organów. Docelowo Sekretariat Konwencji Karpackiej powinien być zlokalizowany w obszarze stosowania konwencji. Swoje propozycje lokalizacji Stałego Sekretariatu Konwencji zgłosiły najpierw Rumunia (Braszów) i Ukraina (Czerniowce), następnie Słowacja (Bratysława), a w 2013 r. swoją propozycję zgłosiła również Polska (Rzeszów).
W ramach projektu Karpaty łączą – mechanizm konsultacji i współpracy dla wdrażania Konwencji Karpackiej wspierano działania międzynarodowych Grup Roboczych Konwencji Karpackiej właściwych dla spraw różnorodności biologicznej i krajobrazowej, planowania przestrzennego oraz dziedzictwa kulturowego Karpat.
Fot. Centrum UNEP/GRID-Warszawa
W 2013 r. w Polsce miały miejsce dwa posiedzenia Grupy Roboczej ds. dziedzictwa kulturowego i wiedzy ludowej: w Krynicy (więcej informacji o spotkaniu w Krynicy w języku angielskim na stronie Konwencji) oraz w Orelcu (więcej informacji o spotkaniu w Orelcu w języku angielskim na stronie Konwencji) gdzie miejscem spotkania była wzniesiona ok. 1740 r. cerkiew greckokatolicka pw. Zaśnięcia św. Anny. Oba posiedzenia poświęcone były pracy nad proponowanym nowym protokołem tematycznym do Konwencji Karpackiej, mającym dotyczyć zachowania dziedzictwa kulturowego Karpat, którego projekt opracowano w ramach projektu Karpaty Łączą (aktualna wersja robocza Protokołu o dziedzictwie kulturowym do Ramowej Konwencji Karpackiej).
W 2014 r. w Kluszkowcach nad Jeziorem Czorsztyńskim miało miejsce pierwsze w historii Konwencji Karpackiej połączone posiedzenie dwóch grup roboczych, Grupy Roboczej ds. ochrony i zrównoważonego użytkowania różnorodności biologicznej i krajobrazowej oraz Grupy Roboczej ds. planowania przestrzennego (więcej informacji o spotkaniu w Kluszkowcach w języku angielskim na stronie Konwencji). Celem tego posiedzenia było osiągnięcie efektu synergii i zachęcenie obu grup roboczych do podejmowania wspólnych lub skoordynowanych działań, również z uwagi na fakt, że planowanie przestrzenne jest jednym z niezbędnych narzędzi ochrony różnorodności biologicznej i krajobrazowej (zobacz również: artykuł Planowanie przestrzenne dla wdrażania Konwencji Karpackiej).